時間：2023-06-07 09:09:44
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
1 打開目錄樹顯示
如果您打開一個文件夾窗口，但是在窗口左側(cè)沒有顯示任何目錄樹。此時您只需在標(biāo)準(zhǔn)的工具欄里點(diǎn)擊“文件夾”圖標(biāo)即可（在Windows 2000、Me和XP中），或者選擇“查看”*“瀏覽器欄”*“文件夾”（在任何版本的Windows 中）。
2 定制詳解
在“詳細(xì)信息”查看模式（點(diǎn)擊“查看”*“詳細(xì)信息”）下，如果您想改變窗口上方“名稱”、“大小”、“類型”和“修改日期”等標(biāo)題列的左右順序，您只需點(diǎn)擊該列的標(biāo)題，然后拖放到您想讓它出現(xiàn)的位置即可。
3 了解詳細(xì)信息
難道在“詳細(xì)信息”查看模式下只能顯示“名稱”、“大小”這幾項(xiàng)內(nèi)容么？我們可以試著把其他顯示信息也打開。您只需在任意一個列標(biāo)題上點(diǎn)擊右鍵，彈出菜單中將顯示所有可以顯示的項(xiàng)目，其中也包括系統(tǒng)默認(rèn)不顯示的“創(chuàng)建日期”、“屬性”、“所有者”等十幾項(xiàng)，在您希望顯示的項(xiàng)目前打上鉤就可以了。在彈出菜單中選擇“其他”，或者在窗口菜單中選擇“查看”*“選擇詳細(xì)信息”，就可以打開“選擇詳細(xì)信息” 對話框，您可以在其中更加方便地選擇您希望顯示的詳細(xì)信息項(xiàng)目。
4 全屏顯示
您如果想以全屏模式顯示文件夾窗口或者IE窗口，以便盡可能多地顯示窗口中的內(nèi)容，只需按下就可以馬上切換到全屏模式，再按又能切換回原來大小。對于Windows 2000、Me和XP操作系統(tǒng)的用戶，還有更加方便的方法，即在工具欄中直接點(diǎn)擊“全屏”按鈕進(jìn)行切換。您只需在工具欄的標(biāo)準(zhǔn)按鈕行上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中選擇“自定義”，然后在打開的“自定義工具欄”對話框中，從左側(cè)選中“全屏”按鈕填加進(jìn)去就行了。
5 自動隱藏目錄樹顯示
在全屏顯示模式下，您還可以讓窗口左側(cè)的目錄樹也消失，以騰出更大的顯示空間。首先您需要在“查看”*“瀏覽器欄”中打開目錄樹顯示，然后切換到全屏幕方式，在左側(cè)目錄樹的右上角點(diǎn)擊“自動隱藏”按鈕，這是一個圖釘?shù)男螤畹陌粹o，有“拔出圖釘”和“按下圖釘”兩種狀態(tài)，選擇“拔出圖釘”，然后在窗口右側(cè)點(diǎn)擊一下，左側(cè)的目錄樹就會自動隱藏了，這時您將鼠標(biāo)移到窗口左側(cè)，目錄樹又會彈出來，見圖1。
6 在文件夾窗口中顯示更多內(nèi)容
如果您覺得窗口左側(cè)的“文件和文件夾任務(wù)”、“其他位置”等連接沒有實(shí)際用處，您可以通過設(shè)置把這塊寶貴的地方騰出來，在窗口菜單中依次選擇“工具”*“文件夾選項(xiàng)”*“使用Windows 傳統(tǒng)風(fēng)格的文件夾”即可。該操作可以去掉“瀏覽器欄”和它的“常見任務(wù)”快捷方式。
7 瀏覽更多的縮略圖
您可以在“縮略圖”顯示模式下（在窗口菜單中選擇“查看”*“縮略圖”），通過隱藏每一個縮略圖下的文件名，在窗口右側(cè)顯示更多的縮略圖。具體的操作是，在左側(cè)的目錄樹中選中另外一個目錄，這時右側(cè)的顯示模式就不再是“縮略圖”模式了，然后按住鍵，再選擇剛才的目錄，這時您就會發(fā)現(xiàn)原來每張縮略圖下的文件名都消失了。
8 根據(jù)文件夾設(shè)置任務(wù)顯示
如果您很喜歡“資源管理器”的任務(wù)欄，但是又希望不同類型的任務(wù)可以有不同的外觀，進(jìn)而對文件夾的內(nèi)容有一個大概的了解。用右鍵點(diǎn)擊窗口左上角的控制圖標(biāo)，從中選擇“屬性”*“自定義”，然后在“將此文件夾類型作為模板”下面的下拉選項(xiàng)中選擇一個最適合的描述。
9 了解磁盤狀況
如果您想了解某個磁盤還剩多少空間，或者如果進(jìn)行清理，您可以試試如下操作：在“我的電腦”下右鍵點(diǎn)擊一個磁盤圖標(biāo)，然后從彈出菜單中選擇“屬性”，這時您會看到一個餅形圖，其中藍(lán)色代表已經(jīng)使用的磁盤空間，紅色代表還可以使用的磁盤空間，在餅形圖的右下角還有一個“磁盤清理”按鈕，在“工具”一欄中還有“查錯”和“碎片整理”兩項(xiàng)維護(hù)功能。
10 壓縮文件或文件夾
如果您采用的磁盤分區(qū)格式是NTFS，您可以將文件和文件夾進(jìn)行壓縮，以騰出更多的磁盤空間。在窗口中選擇您要壓縮的文件或者文件夾，以右鍵點(diǎn)擊，然后在彈出菜單中選擇“屬性”，在“常規(guī)”標(biāo)簽中點(diǎn)擊“高級”按鈕，選中“壓縮內(nèi)容以便節(jié)省磁盤空間”項(xiàng)目，然后點(diǎn)擊“確定”，接下來會有一個彈出菜單提示您，是“僅將更改應(yīng)用于該文件夾”還是“將該更改應(yīng)用于該文件夾、子文件夾和文件”。
12 壓縮分區(qū)
如果您想壓縮整個NTFS 分區(qū)格式的硬盤分區(qū)，在窗口中右鍵點(diǎn)擊磁盤圖標(biāo)，然后在彈出菜單中選擇“屬性”。選中“壓縮驅(qū)動器以節(jié)約磁盤空間”，然后點(diǎn)擊“確定”或者“應(yīng)用”，此時會有一個彈出窗口提示您進(jìn)行確認(rèn)，選中“將該更改應(yīng)用于該文件夾、子文件夾和文件”，而不是“僅將更改應(yīng)用于該文件夾”，最后點(diǎn)擊“確認(rèn)”。
13 自動壓縮
您可以實(shí)現(xiàn)文件的自動壓縮功能，即如果您想壓縮一些文件，您可以直接把這些文件直接移動到一個已經(jīng)設(shè)立了壓縮屬性的文件夾內(nèi)。具體的操作是：右鍵點(diǎn)擊窗口的空白處，選擇“新建”* “壓縮文件夾”（Windows Me下），或者“壓縮文件夾”（Windows XP 下）。
14 重新分配驅(qū)動器盤符
如果您想給現(xiàn)在的磁盤驅(qū)動器重新分配盤符，請您先以管理員身份登錄Windows，然后選擇“開始”*“運(yùn)行”，在“打開”后鍵入“diskmgmt.msc”，然后回車。這時系統(tǒng)會打開“磁盤管理”程序，右鍵點(diǎn)擊窗口下側(cè)的相應(yīng)磁盤區(qū)域，然后在彈出菜單中選擇“更改驅(qū)動器名和路徑”，點(diǎn)擊“編輯”或“更改”，然后從下拉列表中選擇一個目前還沒有使用的盤符，點(diǎn)擊“確定”，然后在確認(rèn)彈出窗口中再點(diǎn)擊“是”。
15 更加方便地清理磁盤
您可以建立一個自己指定清理方式的清理磁盤的快捷方式，選擇“開始”*“運(yùn)行”，鍵入“cleanmgr/sageset:”，后面跟一個從0 到65535 的數(shù)字，該數(shù)字僅僅用來確定您選擇的選項(xiàng)，然后回車。在“磁盤清理設(shè)置”窗口中選擇您希望清理的那些項(xiàng)目，然后點(diǎn)擊“確定”。接下來是建立一個快捷方式，在桌面的空白地方或文件夾窗口的空白地方點(diǎn)擊右鍵，然后在彈出菜單中選擇“新建”*“快捷方式”，在“請鍵入項(xiàng)目的位置處”鍵入“cleanmgr /sagerun:x”，把其中的x 換成您剛才指定的那個數(shù)字。然后根據(jù)提示完成快捷方式的建立就可以了。
16 給文件加密
如果您想在NTFS 分區(qū)格式下保護(hù)具有敏感性的文件和文件夾，您可以使用Windows內(nèi)置的加密程序。選擇您想加密的且尚未壓縮的文件或文件夾，用右鍵點(diǎn)擊，然后在彈出菜單中選擇“屬性”。在“常規(guī)”標(biāo)簽中點(diǎn)擊“高級”按鈕。打開“加密內(nèi)容以便數(shù)據(jù)保護(hù)”項(xiàng)目，然后點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕。接下來您可以指定加密哪些文件和文件夾。加密之后，這些文件就只能由加密的用戶來訪問。您也可以去掉加密功能，只需將“加密內(nèi)容以便數(shù)據(jù)保護(hù)”項(xiàng)目關(guān)閉即可。需要注意的是，加密功能在Windows XP 的家庭版中是沒有的。
17 保護(hù)個人屬性文件
1、vivo手機(jī)在文件管理刪除的文件,若沒有備份,是無法恢復(fù)的。通過手機(jī)數(shù)據(jù)線將手機(jī)連接到電腦，并打開手機(jī)USB調(diào)試，安裝vivo手機(jī)助手，手機(jī)助手在你將手機(jī)通過數(shù)據(jù)線插入電腦的時候會提示你安裝，根據(jù)提示安裝即可。
2、將手機(jī)成功連接上電腦之后，在手機(jī)助手上可以看到手機(jī)的空間大小，內(nèi)存的使用率、數(shù)據(jù)備份、文件管理等，我們選擇“數(shù)據(jù)備份”。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
1、通過OTG將U盤連接上電腦。
2、再打開文件管理器，打開外部USB設(shè)備，然后再打開，就可以看到U盤中的文件了。
3、OTG，即On-The-Go的縮寫，是近年發(fā)展起來的技術(shù)，主要應(yīng)用于各種不同的設(shè)備或移動設(shè)備間的聯(lián)接，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
關(guān)鍵詞： EPC項(xiàng)目 文件管理 項(xiàng)目運(yùn)作
一個工程的順利完成離不開對各類文件的有效管理。而面對國際設(shè)計(jì)采購施工總承包工程（EPC項(xiàng)目）時，由于運(yùn)作較國內(nèi)項(xiàng)目更復(fù)雜、文件管理專業(yè)化要求更高，且各類文件通常以外語為主，因此文件管理更加嚴(yán)格，對文件管理人員的素質(zhì)要求也更高。各類文件通常時效性強(qiáng)、針對性強(qiáng)、直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價，因此建立健全文件管理體系并且保證該體系有效運(yùn)行尤顯重要。文件管理體系的健全、清晰、科學(xué)、專業(yè)化將有力彰顯企業(yè)的管理水平。建立一套高效適用的文件管理體系；提供國際ECP項(xiàng)目文件管理控制水平；加快與國際通用模式的接軌；已成為企業(yè)在國際工程中提高競爭力的關(guān)鍵因素之一。
1建立文件管理體系必須明確的問題
1.1肯定文件管理部門的權(quán)威性
文件作為項(xiàng)目管理過程中溝通管理的主要信息紐帶，對其管理的水平直接影響項(xiàng)目溝通的有效性。因此，要肯定文件管理部門的權(quán)威性，并賦予相應(yīng)權(quán)力。讓文件管理覆蓋整個項(xiàng)目的各部門，將文件分類編號、格式、用紙、復(fù)印掃描、傳遞、存檔等工作統(tǒng)一歸口到文件管理部門。
在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，文件管理部門可定位為對外是承包商和業(yè)主及第三方聯(lián)系的窗口，對內(nèi)它既是部門管理運(yùn)作系統(tǒng)的龍頭也是各部門之間的紐帶。
1.2加強(qiáng)文件管理的專業(yè)性和科學(xué)性
項(xiàng)目管理的信息化運(yùn)作，注定了文件種類和數(shù)量的浩繁及管理的專業(yè)性。因此，文件管理必須突出專業(yè)性和科學(xué)性。根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)作的特點(diǎn)，可采用各職能部門分散負(fù)責(zé)，文件管理部門設(shè)專人對口管理、歸檔、傳遞。也可采用各部門專人負(fù)責(zé)、并兼職文件管理部門某專業(yè)管理員的方式。
1.3將文件管理貫穿項(xiàng)目運(yùn)作全過程
項(xiàng)目開工、施工、運(yùn)行、移交幾個不同時期運(yùn)行張弛不一，容易造成文件控制管理過程中常出現(xiàn)的失控狀態(tài)。項(xiàng)目前期文件是項(xiàng)目投資、運(yùn)作方式及預(yù)期結(jié)果的定性，竣工文件是項(xiàng)目完工實(shí)現(xiàn)最終移交的依據(jù)。項(xiàng)目的過程文件在項(xiàng)目的收尾階段和工程索賠過程中，對承包商非常重要；要減少工程缺陷的損失及加大結(jié)算合同款的額度，都要依靠項(xiàng)目運(yùn)作過程中的設(shè)計(jì)變更、業(yè)主調(diào)整、不可抗力影響等過程文件來支持。因此，在項(xiàng)目運(yùn)作過程中保持文件控制部門的全程參與、全程管理，對承包商意義重大。在項(xiàng)目執(zhí)行中，要注重文件管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定，人員變動時工作交接要清晰有據(jù)、過渡合理。同時，要注意利用文件管理部門的主線作用，合理使用管理軟件，追蹤項(xiàng)目各個環(huán)節(jié)的進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)制約工程進(jìn)度問題。
2項(xiàng)目運(yùn)作中文件管理的重點(diǎn)
2.1以文件管理部門為核心，加強(qiáng)保密性和安全性
網(wǎng)絡(luò)化辦公的成本和效率優(yōu)勢毋庸置疑，但對運(yùn)作周期較短，工作內(nèi)容、涉外的國際EPC項(xiàng)目，由于國內(nèi)外法律體系和要求不同，且對工程所在國的法律無法做到完全熟悉，往往容易在網(wǎng)絡(luò)化辦公中造成泄密，設(shè)置觸犯所在國的法律法規(guī)，或因違反EPC合同中保密條款而遭到受害方索賠。因此，將網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)納入文件管理是一項(xiàng)行之有效的管理方式。在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中確立使用權(quán)限、范圍、確保數(shù)字化簽名的有效安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)病毒的集中防范管理，都是要逐項(xiàng)解決的重要問題。
2.2文件管理部門要負(fù)責(zé)好電子文件和硬拷貝文件的雙重管理
目前，無紙化辦公已成為國際上衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的一個標(biāo)志，隨著網(wǎng)上可傳輸數(shù)據(jù)量的急劇增大、壓縮工具的功能增強(qiáng)、數(shù)字化影像資料支取方法簡化，現(xiàn)在幾乎全部的工程設(shè)計(jì)及管理文件都可以網(wǎng)上傳遞，且確保安全性和只讀性，推行真正的無紙化辦公體系條件已非常成熟。當(dāng)然，無紙化辦公是相對的，既要認(rèn)識到它的高效、低成本的優(yōu)勢，也要根據(jù)不同合同條款的要求和工程所在國法律法規(guī)及國際仲裁法中對提供證據(jù)有效性的要求，建立必要的硬拷貝文件管理體系。
2.3文件管理部門做好分包商文件的管理
在招標(biāo)文件中雖然對分包商文件都有詳細(xì)要求，但由于國內(nèi)和國外分包商對自己隨機(jī)文件的重視程度完全不同，而在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，這一問題又常被忽視。這種忽視的后果，一般要到交工驗(yàn)收時才能體現(xiàn)出來，此時再整理分包商文件已經(jīng)事倍功半。因此，有文件管理部門牽頭，在設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行等部門的配合下，在項(xiàng)目運(yùn)作初期及時對分包商文件的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)清理存在的問題，對項(xiàng)目最終移交至關(guān)重要。
2.4文件管理部門要做好設(shè)計(jì)過程文件和竣工文件的管理
首先，要在整個項(xiàng)目中建立嚴(yán)格的文件發(fā)放程序，確保升版后的設(shè)計(jì)文件及時地發(fā)放到相關(guān)部門，以保證項(xiàng)目始終執(zhí)行最新的圖紙和文件，減少工程損失；其次，針對重大工程變更，要建立必要的作廢文件圖紙強(qiáng)制召回制度。文件和圖紙版本的更新信息，要及時公布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，通知到各有關(guān)部門；第三，國際EPC項(xiàng)目要求竣工圖必須由設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)完成，這與國內(nèi)項(xiàng)目中通常是設(shè)計(jì)單位委托或依靠施工單位來完成竣工圖的做法截然不同。因此，文件管理部門在相關(guān)部門幫助下對現(xiàn)場的施工記錄、工程簽證做好整理歸檔，為最終拿出一套真實(shí)準(zhǔn)確的竣工圖創(chuàng)造充分條件。
3文件管理的難點(diǎn)及解決方法
國際EPC項(xiàng)目文件管理的體系建立，一方面由于社會、文化、制度和法律體系的不同，不同國家的文件管理體系有所不同。為了溝通管理和信息暢通，必須建立適應(yīng)屬地化項(xiàng)目管理的文件管理體系，而這些工作的開展必然涉及到人財(cái)物的投入等問題；另一方面就是國內(nèi)項(xiàng)目形成的文件管理體系和國際通用項(xiàng)目文件管理體系的沖突問題。針對這些難點(diǎn)，提出以下解決方案：
3.1加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，將文件管理體系化繁為簡
項(xiàng)目運(yùn)作伊始，就應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目屬地的法律法規(guī)通過與業(yè)主溝通確立項(xiàng)目文件管理的運(yùn)作模式，做到化繁為簡，盡可能降低體系的運(yùn)行成本。
3.2利用多種資源，建立健全文件管理體系
鑒于國際EPC項(xiàng)目普遍會遇到的勞務(wù)名額限制問題，這個矛盾可以通過建立國內(nèi)文件控制總部和國外現(xiàn)場分部的方式加以解決。具體做法是通過實(shí)施跨國網(wǎng)絡(luò)管理，既保證工作的效率，又減少了現(xiàn)場人員。國內(nèi)總部要起到宏觀管理和總部支持的作用，建立內(nèi)部共享的國際標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文庫，及時提供項(xiàng)目現(xiàn)場所需的各類文件。現(xiàn)場要根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，建立既適應(yīng)業(yè)主要求又符合總部要求的管理方法，做好前后方的互補(bǔ)和支持。
3.3加快企業(yè)內(nèi)部文件管理與國際通用模式的接軌
電腦中許多人在用TC（Total Commander），其實(shí)現(xiàn)在TC也有手機(jī)版本了，不僅可以進(jìn)行移動、復(fù)制、刪除等基本操作，而且可以批量操作。它最大的亮點(diǎn)就是支持插件，可以有效拓展文件管理器的功能。
X-plore File Manager
X-plore File Manager除了文件管理器的基本功能外，它還另具兩大特色功能：首先是操作極為方便的“目錄樹”結(jié)構(gòu)，其次是支持查看的文檔格式非常多，甚至可以直接閱讀Word文檔。
Solid Explorer
Solid Explorer的主要特點(diǎn)是直觀、簡潔，可以通過左右兩個窗口進(jìn)行文件的顯示和預(yù)覽。除了正常的文件管理，它還包括FTP連接、索引搜索、文件目錄統(tǒng)計(jì)分析等功能。
ES文件瀏覽器
ES文件瀏覽器可謂大名鼎鼎，不少人都在用它。它不僅可以進(jìn)行文件管理，還可以通過多種方式對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，而且可以在線進(jìn)行多媒體文件的播放，支持管理各種網(wǎng)盤中的文件等。
騰訊文件管理器
騰訊文件管理器可以幫助用戶快速找到音樂、圖片、文檔、壓縮包等文件，從而不用再糾結(jié)于一級級的文件目錄。除了基本的文件管理，當(dāng)遇到隱私文件需要保護(hù)時，還可以將文件移入“保險箱”進(jìn)行加密。
Root Explorer
對于喜歡折騰手機(jī)系統(tǒng)的用戶來說，Root Explorer是不可或缺的好幫手。在應(yīng)用獲得Root權(quán)限以后，不僅可以對系統(tǒng)文件進(jìn)行刪除等管理操作，還可以編輯這些文件內(nèi)容從而優(yōu)化操作，讓手機(jī)用起來更順手。
賞云文件管理器
賞云文件管理器不僅支持對本地文件的管理，而且還可以對Dropbox等云存儲進(jìn)行管理。除了能對圖片、文檔、多媒體文件等進(jìn)行預(yù)覽，還可以直接新建或編輯文本文件。在沒有網(wǎng)絡(luò)的情況下，還能和其他設(shè)備進(jìn)行文件交換。
Windows 8應(yīng)用推薦榜
File Brick
一款綜合性的文件管理器，不僅可以管理本機(jī)磁盤中的文件，還可以對手機(jī)、移動硬盤等設(shè)備，甚至云存儲中的文件進(jìn)行管理。它能直接預(yù)覽圖片、音樂、視頻等文件。
文件改名
文件管理的一個常見操作是文件改名，本應(yīng)用可以按照一定的規(guī)則，對名稱以及擴(kuò)展名進(jìn)行批量修改。
RainbowDrive
這是一個統(tǒng)一整合多個網(wǎng)盤的應(yīng)用，有了它，不用同時安裝多個網(wǎng)盤客戶端，也可以對多網(wǎng)盤中的文件進(jìn)行管理。支持的網(wǎng)盤包括百度網(wǎng)盤、Box、Dropbox、SkyDrive等。
Link File
本應(yīng)用通過首頁的快捷方式，可以快速進(jìn)入磁盤目錄，以及自定義設(shè)置的常用文件夾。利用側(cè)屏模式，可以方便地對文件進(jìn)行管理和分享。
最近有讀者問：要達(dá)到電子文件管理原則的要求太難了，我們作為一個檔案員，了解的計(jì)算機(jī)知識太少，對電子文件產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的過程也不了解，怎么能保證電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效和全過程管理呢?是的，僅憑檔案部門的一己之力，是做不好電子文件管理的。為了達(dá)到電子文件管理原則提出的要求，檔案行政管理部門、電子文件形成單位的相關(guān)部門都要擔(dān)負(fù)起相應(yīng)職責(zé)。
首先是檔案行政管理部門。市和區(qū)縣檔案局要會同本級信息化工作主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。電子文件是一種新型的文件形式，電子文件的管理也正處在摸索和嘗試階段，所以檔案行政管理部門要加大對電子文件管理監(jiān)督指導(dǎo)的力度，并在對電子文件的歸檔與管理的監(jiān)督指導(dǎo)工作中加入信息化主管部門(即市和區(qū)縣經(jīng)信委)的力量。這將對促進(jìn)電子文件的歸檔與管理具有非常積極的推動作用。
其次是電子文件形成單位。要對電子文件實(shí)施全過程的管理，就必須從系統(tǒng)設(shè)計(jì)時就要考慮電子文件歸檔、管理的要求，在電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中實(shí)施有效的管理。所以各單位要明確電子文件歸檔工作的管理職責(zé)，制定電子文件歸檔制度，做好電子文件歸檔工作。這需要各單位的全員參與，相關(guān)的各部門都要承擔(dān)相關(guān)職責(zé)。
一是檔案部門的職責(zé)。檔案部門要會同信息化工作部門和電子文件形成部門制定本單位電子文件的歸檔制度，確定本單位電子文件的歸檔范圍、保管期限、歸檔要求、歸檔時間及方式等內(nèi)容；要加強(qiáng)與信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)，使辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能。歸納起來，檔案部門的職責(zé)主要有兩點(diǎn)，一是制定電子文件的歸欄制度，二是加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的溝通協(xié)調(diào)。檔案部門要根據(jù)本單位的職責(zé)、現(xiàn)代化管理的程度等，建立電子文件的歸檔制度；要主動了解本單位即將或正在開發(fā)的系統(tǒng)情況，主動和信息化部門溝通，從保證電子文件真實(shí)、完整、安全、有效的角度提出電子文件積累、歸檔的功能需求。
二是信息化部門的職責(zé)。信息化工作部門要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。具體包括：成為檔案部門與系統(tǒng)開發(fā)公司之間的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉(zhuǎn)為技術(shù)語言，并與系統(tǒng)開發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份：在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時對電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式及所依賴的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等信息。
三是電子文件形成部門的職責(zé)。電子文件形成部門要按照本單位檔案部門的要求，做好本部門電子文件的形成、積累、鑒定及歸檔等工作。
只有各相關(guān)部門都認(rèn)識到電子文件管理的重要性和必要性，積極參與，形成合力，才能真正把電子文件收好、管好，為將來的用好奠定基礎(chǔ)。
提倡無紙化辦公主，這主要是為了節(jié)約能源。從富士施樂公司的角度來說，他們提倡充分發(fā)揮文件和紙張的優(yōu)勢，使其相互融合為日常辦公提供一個完美的文件管理環(huán)境。有時候紙張文件是非常必要的，不是所有的文件和紙張都不要，而是將紙張文件形成電子化管理。
與傳統(tǒng)紙媒介作為載體的信息傳播方式相比，富士施樂新推出的“雙富”定位是辦公應(yīng)用軟件。對行業(yè)沒有具體的限制，客戶涉及制造業(yè)、金融業(yè)、醫(yī)療、物流、保險等。今后他們也會針對不同的行業(yè)提供個性化的服務(wù)。富士施樂提供的是現(xiàn)代化的文件管理服務(wù)，對用戶來說沒有特別的限制，只要客戶有文件管理的需求，可以是一個部門或一個中小型的企業(yè)。
這種文件管理方案利用紙張文件和電子文件的優(yōu)勢，可節(jié)約客戶成本。紙張文件保存占用空間非常大，紙張文件電子化后，紙張需求和空間需求都會降低。面對大量的信息，找到所需要的信息對企業(yè)和個人來說都是一件很繁瑣的事情。
“雙富”可以管理各類文件。PPT文件也是一樣，只需要用鼠標(biāo)將文件拖拽到DocuWorks桌面上就可以了。DocuWorks有一元化管理功能，將不同類型文件整合在一起。
在轉(zhuǎn)化PPT到DocuWorks中，動畫演示信息也不會丟失。轉(zhuǎn)化后文件的一些小技巧是不能用的。解決辦法，就是將PPT轉(zhuǎn)化為DocuWorks時，有多種選擇，可以選擇附帶原始文件的模式，原文件存在，那么演示的時候還可以使用。同時，DocuWorks本身還提供了一些演示功能，可以根據(jù)聽眾的需求將文件部分?jǐn)U大以吸引注意力，演示時也可在桌面上編輯文件內(nèi)容。
對于醫(yī)院的CT圖片等信息容量比較大的文件，在DocuWork看是沒有問題的。因?yàn)镈ocuWork是按照A4紙張大小轉(zhuǎn)化文件的，因此對于大容量、圖像清晰度高的圖片等，轉(zhuǎn)化后畫質(zhì)的質(zhì)量會降低。針對該情況，首先可以選擇附帶原始信息的功能。其次可將圖像進(jìn)行壓縮處理后再傳送，盡管質(zhì)量會有降低但仍然具有參考價值。
“雙富”的一個特點(diǎn)就是對文件進(jìn)行統(tǒng)一的一元化管理。比如在報(bào)告中需要word文檔進(jìn)行描述，需要excel表格分析數(shù)據(jù)，甚至需要一些手寫憑證等，“雙富”可將這些不同的格式文件快速整理成需要的格式。
富士施樂很多是高端機(jī)器，價格也比較高，那么機(jī)器和軟件結(jié)合銷售，對于中小型企業(yè)，是否價格門檻太高了？至于價格，不算高，富士施樂的產(chǎn)品質(zhì)量在業(yè)界是最好的，產(chǎn)品也屬于高端產(chǎn)品，很多產(chǎn)品和技術(shù)在業(yè)界中是獨(dú)一無二的。在銷售中，客戶可以根據(jù)自己的需要選擇不同功能、不同配置的機(jī)器。
從目前的銷售的情況來看，顧客還是更易于將軟件和數(shù)碼多功能一體機(jī)結(jié)合起來的解決方案。從數(shù)據(jù)入口來說，“雙富”需要掃描支持，數(shù)碼多功能一體機(jī)在掃描功能的品質(zhì)和速度都是非常好的，“雙富”整個解決方案的完成離不開硬件的支持，需要這兩方面相輔相成來完成所有的文件管理。
Windows內(nèi)建的資源管理器雖然風(fēng)光無限，不過經(jīng)典的文件管理軟件“TC”卻有著更多的獨(dú)到之處。和“Windows資源管理器”相比，“TC”采用了雙窗口設(shè)計(jì)，這樣涉及到目錄間的文件操作時就可以方便進(jìn)行；另外“TC”也具有很多資源管理器所具備功能的“增強(qiáng)版”，比如更強(qiáng)大的文件重命名、文件搜索、文件分割以及Ftp連接等。“TC”7.04在修復(fù)錯誤和改進(jìn)功能的同時也增強(qiáng)了對ZIP文件和加密的支持，這款經(jīng)典軟件也再次展現(xiàn)了它的王者之風(fēng)。
TC7.04基本操作
文件瀏覽
運(yùn)行“TC”7.04后就可以立刻體驗(yàn)到它雙窗口文件管理的便利了，在不同窗口的左上角可以選擇磁盤分區(qū)，點(diǎn)擊文件夾后就可以進(jìn)入瀏覽。另外如果要想在右側(cè)顯示左側(cè)文件夾中內(nèi)容的話，只需要按下“Alt+”。在不同窗口中還可以通過“\”鍵跳轉(zhuǎn)到磁盤根目錄，“．．”鍵可以跳轉(zhuǎn)到上級目錄，星號鍵為常用文件夾列表。向下箭頭則為歷史記錄。
此外“TC”同樣支持多種文件瀏覽方式，除了列表、詳細(xì)資料、縮略圖外，還有文件說明、自定義列和快速查看等。要修改默認(rèn)的縮略圖查看大小可以進(jìn)入到“設(shè)置－＞選項(xiàng)－＞縮略圖”，并修改縮略圖大小即可。
批量處理見真章
“PhotoCap”4.22的批量處理相當(dāng)“可圈可點(diǎn)”，并且對于大量照片存儲的玩家還有著更多的貼心功能。在軟件面板上點(diǎn)擊“批次功能”后就可以根據(jù)需要選擇照片編輯、縮略頁以及批量加外框和模板等，其操作和單獨(dú)增添類似。
實(shí)際使用中，有一項(xiàng)特色功能引起了我們的注意，這就是批量編輯功能。它融入了模板的概念，也就是說可以為某些特定的照片選用相同或類似風(fēng)格的模板，并且可以選擇分辨率和尺寸后進(jìn)行批量處理。如果你有著大量的照片需要存儲，那執(zhí)行快速查找照片操作就非常麻煩。“PhotoCap”4.22的縮略頁功能就是專門為此設(shè)置的，它同樣可以根據(jù)“模板”來導(dǎo)入照片后生成縮略頁，并且會在圖片內(nèi)容的下方顯示文件名。
總結(jié)：通過實(shí)際使用，我們得出結(jié)論：“PhotoCap”4.22是一款非常出色的圖片編輯軟件，無論是基本的簡單修復(fù)還是增添特效，或是批量處理大量照片，“PhotoCap”4.22都能夠勝任。但不容回避的是軟件本身也并不是盡善盡美，比如在Vista系統(tǒng)下使用時就隨機(jī)出現(xiàn)了錯誤提示，兼容性方面有待改進(jìn)。最后，根據(jù)其實(shí)際表現(xiàn)，我們評測室決定給予其“良好”評價。
文件和文件夾操作
要想復(fù)制單個文件到另一目錄的話，使用“TC”操作非常方便，只需要用鼠標(biāo)即時拖動即可；另外如果要選中多個文件的話可以用鼠標(biāo)右鍵勾選，再用右鍵點(diǎn)擊單個文件即可去掉其勾選狀態(tài)；要想全部選擇該文件夾內(nèi)的文件，既可以用熟悉的“Ctrl+A”快捷鍵，也可以用“TC”專有的“Ctrl+‘?dāng)?shù)字鍵+號’”，另外“*”鍵可以實(shí)現(xiàn)反選，“/”鍵可以恢復(fù)選擇。
“TC”還將文件查看、編輯、復(fù)制和移動等功能從菜單中去掉，并在軟件面板下方設(shè)立了專用的按鍵，剛開始可能會有所不適，但習(xí)慣后操作效率上會更勝一籌。“TC”在很多設(shè)計(jì)上也保留了“Windows資源管理器”的風(fēng)格，比如選取文件的時候就可以按下“Ctrl”后點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵跳選，“Shift”加鼠標(biāo)左鍵也可以快速選擇多個連續(xù)的文件等。怎么樣，在這些常規(guī)操作中，“TC”要比“老舊”的“Windows資源管理器”“爽快”了不是一星半點(diǎn)吧!
TC7.04典型應(yīng)用
壓縮和解壓縮
“Windows資源管理器”中融入了對zip文件的支持，但和“TC”相比簡直是小巫見大巫，用“TC”不僅可以實(shí)現(xiàn)ZIP文件壓縮(7.04版新增了ZIP文件加密、解密功能)，還支持RAR、TAR、ARJ以及RZ等多種壓縮格式，并且支持加密和調(diào)用外部程序。選中需要壓縮的文件和文件夾后，選擇“文件－壓縮”，在壓縮程序里可以選擇壓縮格式，如果要給壓縮文件加密可以選擇“加密”后輸入密碼即可。另外“TC”7.04中還可以選用外部程序?qū)崿F(xiàn)壓縮功能，點(diǎn)擊“設(shè)置”后就可以為不同格式設(shè)定專用的外部壓縮程序了。
同步文件夾
如果文件夾中只包含了少數(shù)幾個文件，自然沒有同步的必要。但如果是包含音樂或圖片等大量文件的文件夾的話，要實(shí)現(xiàn)備份或是文件夾合并的話用“TC”的同步功能就非常簡單。左右窗口分別打開需要同步的文件夾后選擇“命令－＞同步文件夾”，點(diǎn)擊“比較”后就可以用“左右同名”和“左右不同”來對比兩個文件夾中的內(nèi)容，點(diǎn)擊向左或向右箭頭就可以查看詳細(xì)的文件列表。選擇需要同步的方向后點(diǎn)擊“同步”就可以了，而且“TC”7.04版中支持雙向同步。
批量重命名
在很多情況下我們需要按照時間或需要對文件進(jìn)行重命名，比如按照日期給文件重命名等，或者按照文件類型重命名，這些操作使用“TC”就可以輕松完成。選中需要重命名的文件后選擇“文件－＞批量重命名”即可按順序?yàn)槲募孛Ｆ渲衃N]為文件名稱，[YMD]為日期。比如要想重命名為“日期+文件名”的形式，就可以在重命名規(guī)則里的文件名里輸入[YMD][N]，另外還可以通過點(diǎn)擊“序號”、“范圍”等按鈕來添加其他規(guī)格，在“插件”中可以實(shí)現(xiàn)更加豐富的重命名規(guī)格，比如路徑、大小、是否加密等。
巧做“混音大碟”
“TC”的文件分割和合并功能非常智能，一般情況下如果分割A(yù)文件的話，那么會得到A．001、A．002……A．00n等多個文件。在“TC”內(nèi)點(diǎn)擊任意一個文件都會提示是否合并。正是因?yàn)椤癟C”如此智能，合成音頻文件也成為了可能。
首先將需要合并的MP3文件修改成A．001的形式，這里注意文件名必須相同，后面的數(shù)字后綴可以根據(jù)合并的次序進(jìn)行排列。將全部需要合并的音頻放到同一文件夾后就可以在“TC”內(nèi)打開了。點(diǎn)擊001后綴的文件并根據(jù)提示即可完成合并，最后要做的就是將合并完成的文件重新修改后綴為X．MP3。
讓文件類型帶顏色
實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常會出現(xiàn)不同類型的文件在同一目錄中的情況，雖然可以按照類型排列，但如果要在多個文件夾中查找某一特定類型的文件還是會非常不便。但如果讓同一類型的文件在“TC”內(nèi)帶上相同的顏色，那么文件的操作就會方便快捷了。
“TC”本身自帶了顏色的支持，依次進(jìn)入到“設(shè)置－＞選項(xiàng)－＞顏色”，這里可以對“TC”的文字、背景、光標(biāo)等項(xiàng)進(jìn)行個性顏色設(shè)定。
要更改文件類型的默認(rèn)顏色就需要勾選“根據(jù)文件類型設(shè)置顏色”并點(diǎn)擊右側(cè)按鈕。在隨后的窗口中點(diǎn)擊“添加”并在填寫文件類型后點(diǎn)擊“確定”，其中文件類型格式為“．”+文件后綴名，例如“Rar”。填寫完畢后點(diǎn)擊“確定”就進(jìn)入了顏色選擇界面，選擇合適的顏色后點(diǎn)擊確定以保存設(shè)定。這樣就可以在“TC”內(nèi)看到該類型的文件都“穿上了彩衣”。
1、文件管理中的壓縮包大多都是應(yīng)用使用緩存的一些數(shù)據(jù)文件，比如日志，運(yùn)行程序等，確定不需要的可以刪除，不確定的話還是盡量不要去刪除。
2、日常使用定期有手機(jī)管家清理緩存，可以在對應(yīng)應(yīng)用設(shè)置中選擇清理一些緩存數(shù)據(jù)。
（來源：文章屋網(wǎng) ）
創(chuàng)新是每個企業(yè)生存與發(fā)展的不竭源泉和動力。企業(yè)的創(chuàng)新應(yīng)從企業(yè)增強(qiáng)市場競爭力的需求出發(fā)，構(gòu)建和運(yùn)用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素組合引入企業(yè)管理系統(tǒng)以更有效地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，這就是管理創(chuàng)新。在企業(yè)發(fā)展壯大的過程，隨著業(yè)務(wù)的增長和管理水平的不斷上升，會產(chǎn)生大量的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)等文件，企業(yè)就可以在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的基礎(chǔ)上，對這些文件進(jìn)行科學(xué)的管理，同時注入新的管理創(chuàng)新理念來提升管理效率。例如：企業(yè)可以對各類體系文件進(jìn)行系統(tǒng)的整合，然后導(dǎo)入PDCA這樣一種科學(xué)的文件管理模式，形成獨(dú)具特色的一體化文件分類體系，從而提高文件管理的有效性和效率，有效地推進(jìn)企業(yè)的文件管理創(chuàng)新上水平。
一、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動的開展
第一，標(biāo)準(zhǔn)化。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化就是為在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對實(shí)際的或潛在問題制定共同的重復(fù)使用的規(guī)則的活動。工業(yè)企業(yè)在建立與健全標(biāo)準(zhǔn)化工作機(jī)制的同時，應(yīng)緊密結(jié)合生產(chǎn)和實(shí)際工作，以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、重落實(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)來確保企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的質(zhì)量和水平，并且不斷地完善標(biāo)準(zhǔn)體系。同時依托管理創(chuàng)新，把企業(yè)先進(jìn)的管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，瞄準(zhǔn)國際先進(jìn)水平，不斷地完善與創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容，真正做到以文件管理創(chuàng)新為手段為企業(yè)管理服務(wù)的理念貫穿到各項(xiàng)工作的始終。
第二，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建立的重要性。現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)管理的基本功能之一就是管理體系標(biāo)準(zhǔn)化。但是，很多企業(yè)在文件化的過程中由于沒有建立標(biāo)準(zhǔn)體系，且缺乏對文件的有效控制，影響了企業(yè)的管理效率。有的企業(yè)只重視產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫徹，忽視與產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)相配套的其他技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)；有些企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化競爭的意識不強(qiáng)，沒有把標(biāo)準(zhǔn)化作為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的戰(zhàn)略途徑；有的企業(yè)在制定標(biāo)準(zhǔn)的時候并沒有把產(chǎn)品的質(zhì)量、安全、生產(chǎn)率、節(jié)能降耗、成本控制等確定過程的關(guān)鍵績效指標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化；有的企業(yè)管理機(jī)制落后，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化科研成果少或缺乏將自主知識產(chǎn)權(quán)固化在標(biāo)準(zhǔn)中加以保護(hù)，標(biāo)準(zhǔn)體系不完善；有的企業(yè)管理層對文件管理的重要性認(rèn)識不足，雖然付出很多時間和精力組織分類，結(jié)果卻也不盡人意等等。這些都是工業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理暴露出的差距和不足。因此，對企業(yè)而言，建立健全的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有夯實(shí)“企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系”這塊地基，才能有效地促進(jìn)企業(yè)形成一套系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、完善的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。
做好企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作，對開發(fā)新產(chǎn)品、改善經(jīng)營管理、調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)等方面能夠發(fā)揮重要作用，特別使得產(chǎn)品生產(chǎn)加工步入標(biāo)準(zhǔn)化管理軌道，加強(qiáng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理，也是促進(jìn)公司提升產(chǎn)品質(zhì)量和檔次，提高市場競爭力的有力手段。第一，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，將其生產(chǎn)服務(wù)、經(jīng)營、管理全過程需要實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用系統(tǒng)管理的原理和方法將相互關(guān)聯(lián)、相互作用的標(biāo)準(zhǔn)化要素加以識別、制定標(biāo)準(zhǔn)、建立標(biāo)準(zhǔn)體系后進(jìn)行系統(tǒng)管理，有利于發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)效應(yīng)，有助于企業(yè)提高管理效率和有效性。第二，企業(yè)對體系文件進(jìn)行系統(tǒng)整合管理，使文件管理變得井然有序，為建立完善的管理體系和運(yùn)行機(jī)制也奠定了良好的基礎(chǔ)。第三，通過標(biāo)準(zhǔn)體系的建立、實(shí)施與改進(jìn)，企業(yè)能夠提升各項(xiàng)管理工作的協(xié)同水平，為建立起良好的企業(yè)秩序，同時也為企業(yè)追求“卓越績效”打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、標(biāo)準(zhǔn)體系表——板塊模式
第一，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表模式。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表主要適用于公司建立、健全、完善標(biāo)準(zhǔn)體系，為企業(yè)和員工了解企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的整體藍(lán)圖提供了依據(jù)。作為促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的組成實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、有序的重要手段，也是促進(jìn)企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)創(chuàng)新、加快技術(shù)改造和提高經(jīng)濟(jì)效益以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)管理的標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)文件。主要有以下三種模式：
簡易模式：主要按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系、管理標(biāo)準(zhǔn)體系和工作標(biāo)準(zhǔn)體系直接展開，這種模式主要適用于標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量較少，標(biāo)準(zhǔn)的層次結(jié)構(gòu)關(guān)系較為簡單的中小型企業(yè)。
集成模式：主要分為三層，第一層是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，第二層為企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和管理標(biāo)準(zhǔn)體系，第三層是企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)體系。此模式適用于大多數(shù)工業(yè)企業(yè)，對于服務(wù)性企業(yè)、其他非盈利的組織機(jī)構(gòu)，特別是跨國、跨省公司，采用此模式進(jìn)行管理更加適合。
板塊模式：主要采用功能歸口型結(jié)構(gòu)和層次結(jié)構(gòu)相結(jié)合的表達(dá)形式，由企業(yè)基礎(chǔ)管理板塊、資源管理板塊、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或服務(wù)提供板塊、檢查改進(jìn)板塊組成，形成四大類功能分別歸口的結(jié)構(gòu)。此模式特別適用于實(shí)施過“質(zhì)量管理體系”的企業(yè)或組織，涵蓋了基礎(chǔ)的技術(shù)、管理和工作標(biāo)準(zhǔn)。
第二，選擇板塊模式。
首先，板塊模式選擇的依據(jù)。
根據(jù)企業(yè)的方針目標(biāo)，建立以企業(yè)基礎(chǔ)管理板塊、資源管理板塊、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)或服務(wù)提供板塊、檢查改進(jìn)板塊形成的板塊模式體系，以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系為主體，管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系相配套，包括企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作管理要求在內(nèi)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系。
運(yùn)用最新科技、生產(chǎn)操作和管理經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)，使各管理模塊的標(biāo)準(zhǔn)體系始終處于相互關(guān)聯(lián)、相互協(xié)調(diào)功能的最佳狀態(tài)。
評價和確認(rèn)是推動體系運(yùn)行和保持體系有效性的動力所在，在各管理模塊建立的基礎(chǔ)上，持續(xù)改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)體系的有效性。
其次，板塊模式選擇的優(yōu)勢。
選擇板塊模式的標(biāo)準(zhǔn)體系表應(yīng)與工業(yè)企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營管理相契合。企業(yè)在體系建設(shè)的過程中，通過梳理企業(yè)有關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營管理過程和整體業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點(diǎn)，確定以功能歸口型結(jié)構(gòu)和層次結(jié)構(gòu)相結(jié)合的板塊模式的運(yùn)用。通過分析了解到：板塊模式的選擇更適合現(xiàn)代工業(yè)企業(yè)體制比較健全、流程管理較為順暢、標(biāo)準(zhǔn)較為清晰和完善的企業(yè)。
在此基礎(chǔ)上，再導(dǎo)入PDCA的科學(xué)管理模式進(jìn)行優(yōu)化，建立起一體化的文件分類管理模式，能夠使工業(yè)企業(yè)的文件管理最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整合、檢索快捷高效，并達(dá)到知識共享的目的。
第三，PDCA文件管理模式的構(gòu)建及運(yùn)用。
首先，PDCA管理模式的導(dǎo)入。
科學(xué)的管理首先體現(xiàn)于科學(xué)的方法。PDCA循環(huán)方法是美國質(zhì)量管理專家戴明博士最先提出。工業(yè)企業(yè)進(jìn)行全面質(zhì)量管理的程序基本是按PDCA的模式推進(jìn)。PDCA循環(huán)的四個階段，體現(xiàn)著科學(xué)認(rèn)識論的一種管理手段和一套科學(xué)的工作程序。PDCA管理模式的導(dǎo)入，具體可以運(yùn)用在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建立后，結(jié)合工業(yè)企業(yè)自身的生產(chǎn)實(shí)際和管理側(cè)重點(diǎn)，然后運(yùn)用PDCA的管理模式對文件進(jìn)行重新整合。具體內(nèi)容如下：
企業(yè)綜合管理（P）：包含整體策劃管理標(biāo)準(zhǔn)、黨政行政管理標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)；
資源管理（D）：包含人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、工作環(huán)境、供方及合作關(guān)系、自然資源和財(cái)務(wù)資源的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)；
產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)及服務(wù)提供（D）：包含產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、過程策劃、采購管理、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量保證方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)；
測量分析與改進(jìn)（C、A）：包含過程檢測、數(shù)據(jù)分析、改進(jìn)管理方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)。
其次，PDCA文件管理模式的優(yōu)勢。
企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的持續(xù)改進(jìn)，是企業(yè)整體業(yè)績的一個重要組成部分，也是提高企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化水平的同時，不斷適應(yīng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等要求能力的周而復(fù)始、循環(huán)上升的過程。為此，在標(biāo)準(zhǔn)化過程中結(jié)合PDCA的管理模式對文件進(jìn)行管理，也是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系運(yùn)行和改進(jìn)的重要方法。企業(yè)建立起以標(biāo)準(zhǔn)體系為基礎(chǔ)，導(dǎo)入PDCA的文件管理模式，對各類體系文件進(jìn)行系統(tǒng)整合并優(yōu)化，形成企業(yè)的一體化文件分類體系的優(yōu)點(diǎn)在于：
運(yùn)用PDCA的文件管理模式，能使業(yè)務(wù)與文件的契合水平不斷地得到提升。一方面，通過分析企業(yè)綜合管理、資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)及服務(wù)提供、測量分析與改進(jìn)這四大模塊的文件，對照部門和個人業(yè)務(wù)的內(nèi)容，員工可以衡量自己的業(yè)務(wù)水平與文件的要求是否一致，并在PDCA思路的指導(dǎo)下，更好地改進(jìn)業(yè)務(wù)水平并提高文件的執(zhí)行力。另一方面，管理人員能夠系統(tǒng)地了解公司整體運(yùn)作模式，清晰整個業(yè)務(wù)流程，有助于從整體上把握公司的流程管理，促進(jìn)公司的整體業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化。
有效地促進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系和標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作過程的優(yōu)化。按照PDCA的管理思路，企業(yè)明確了體系建設(shè)的重點(diǎn)，在指導(dǎo)編制有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)的組織實(shí)施過程和對標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施進(jìn)行有效地監(jiān)督與改進(jìn)，通過有目的、有計(jì)劃地對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行規(guī)劃、測量、評價、分析和改進(jìn)，能大大地提升工業(yè)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)體系管理水平。
展現(xiàn)出企業(yè)文件管理的全局性和系統(tǒng)性，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件管理的系統(tǒng)整合，檢索快捷、高效化和知識共享的目標(biāo)。通過理論和實(shí)踐的結(jié)合，真正地使企業(yè)文件管理體系實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、層次化、合理化、高效化，明確了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的努力方向，有利于我們工業(yè)企業(yè)結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)管理走出一條獨(dú)具特色的文件管理新路子。
【摘 要 題】文件學(xué)
【關(guān) 鍵 詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點(diǎn)
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國電子文件管理的進(jìn)程。
國際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁表所示。
這些電子文件項(xiàng)目研究周期長、涉及問題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊往往多達(dá)數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(era)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(vers)、歐盟的電子文件管理通用需求(moreq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國際研究項(xiàng)目(interpares)以及iso關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：
一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國家戰(zhàn)略的提出
西方發(fā)達(dá)國家在多年電子文件管理實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實(shí)踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的era項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報(bào)時，指出該項(xiàng)目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項(xiàng)目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機(jī)構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計(jì)帶動整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢。
2006年5月中國人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實(shí)施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國的電子文件管理走上了頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應(yīng)用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時說：“十一五是一個信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略。”可見“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實(shí)施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實(shí)際控制力和對電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實(shí)安全和長久真實(shí)。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。
二、電子文件管理理念——集成管理
多年來，在國際電子文件管理理論與實(shí)踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在iso檔案文件管理分技術(shù)委員會(iso/tc46/sc11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(iso 15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋。可見“集成管理”逐漸成為電子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項(xiàng)目中已不斷得到肯定，正如interpares項(xiàng)目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著interpares研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對流程中各個節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”②。同時，集成化管理還強(qiáng)調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效。“集成管理”已成為國際電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。
三、電子文件保管模式——集中管理
針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項(xiàng)目研究中，各國的認(rèn)識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。
集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是interpares項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個階段：一是文件生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護(hù)電子文件的真實(shí)性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。
美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實(shí)施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項(xiàng)目(era)。這項(xiàng)由美國國家檔案與文件管理署(nara)組織的、經(jīng)過6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項(xiàng)目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機(jī)構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計(jì)劃》，以促進(jìn)全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件。可見，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機(jī)構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實(shí)現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。
四、保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求
電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項(xiàng)目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。
2006年4月15日國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(iso22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機(jī)構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（moreq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ed/rms（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報(bào)告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會”(aiim)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項(xiàng)目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統(tǒng)或政府機(jī)構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)評價需求報(bào)告》（dod5015.2-std，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國際上具有廣泛的影響。
制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國也應(yīng)當(dāng)盡快出臺我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機(jī)關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動實(shí)施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機(jī)關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個階段的真實(shí)性。
五、電子文件管理走向——國際化與標(biāo)準(zhǔn)化
分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項(xiàng)目主要是某一類機(jī)構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標(biāo)準(zhǔn)化。
尤為值得關(guān)注的是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(iso tc46/sc11)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，它反映出國際社會在文件管理領(lǐng)域取得的共識，其關(guān)于文件管理的系列標(biāo)準(zhǔn)有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領(lǐng)域制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻(xiàn)——文件管理》(is015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(oais)》(iso14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項(xiàng)目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗(yàn)，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如interpares、moreq等項(xiàng)目報(bào)告，從而使其電子文件管理研究擁有堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)和理論依托。
立足于國際標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對于實(shí)現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(gils)框架與標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)dublin core制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(agls)已經(jīng)充分證明了這一點(diǎn)。同時，文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標(biāo)志。
六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作
隨著研究的深入，人們越來越認(rèn)識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨(dú)自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨(dú)立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。
世界上許多國家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。iso信息與文獻(xiàn)工作技術(shù)委員會(iso/tc46)與iso的其他技術(shù)委員會（如tc42、tc10、tc171、tc176等）及國際研究機(jī)構(gòu)（如國際檔案理事會、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、采納相關(guān)成果。美國國家檔案與文件管理署(nara)也在不斷加強(qiáng)與其他聯(lián)邦政府部門、社會機(jī)構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其era項(xiàng)目的合作伙伴達(dá)20個之多。在歐洲，負(fù)責(zé)起草moreq需求報(bào)告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報(bào)告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。
知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標(biāo)、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機(jī)構(gòu)會優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機(jī)構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動電子文件管理研究的進(jìn)展。
[關(guān)鍵詞]GMP，文件管理，問題
中圖分類號：F407.72 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）08-0175-01
文件系指涉及藥品生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理的書面標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施過程中的記錄結(jié)果。對于制藥企業(yè)而言，建立規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈募芾硐到y(tǒng)，可減少隨意性和口頭性造成的失誤，并可實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)和質(zhì)量管理活動的可追溯。無論是WHO、歐盟、中國或是美國FDA的GMP（cGMP），均將“文件管理”作為單獨(dú)的一部分進(jìn)行詳細(xì)闡述。由此，可見文件管理在藥品GMP系統(tǒng)中的重要性。
文件管理活動包括文件的起草、審核、批準(zhǔn)、生效、修訂和撤銷、分發(fā)、培訓(xùn)、歸檔等一系列過程。其中的每一環(huán)節(jié)的失誤，都可能形成文件管理的漏洞，甚至為整個質(zhì)量管理體系帶來風(fēng)險。筆者結(jié)合自身實(shí)踐和體會，簡要闡述制藥企業(yè)GMP文件管理中的常見問題，并提出相應(yīng)解決方法，以供同行參考和交流。
1 文件的起草與修訂
1.1 文件的變更
無論是文件的修訂、撤銷或是新文件的起草，都需提交變更申請。變更申請的內(nèi)容應(yīng)包括需變更文件的名稱、編號，變更原因、變更分類（技術(shù)文件變更、重大非技術(shù)文件變更）、變更描述等。由申請人主管、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、QA文件管理員、QA主任等審核簽字。這樣做的意義有兩個：一是由相關(guān)人員對文件的變更原因、變更描述等重要信息進(jìn)行審核，確保文件變更的合理性和合法性；另外一方面，將文件的變更信息及審核意見形成書面結(jié)果，有利于事件的回顧、追溯。這里很容易忽略而值得注意的是，一份文件的變更可能會關(guān)聯(lián)到其它文件，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)STP文件（產(chǎn)品工藝規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）等的變更通常會影響到標(biāo)準(zhǔn)操作SOP文件（設(shè)備操作、取樣和檢驗(yàn)等）。那么，怎樣才能保證文件與受影響文件之間的一致性，而避免相互矛盾呢？這就需要在變更申請記錄上添加受影響文件信息，如文件編號、文件標(biāo)題等，還需相關(guān)責(zé)任人對其進(jìn)行簽字確認(rèn)，并提出計(jì)劃完成受影響文件變更的時間。同時，還應(yīng)及時追蹤相關(guān)責(zé)任人的工作進(jìn)度，以確保受影響文件得以修訂。
另外，文件的變更應(yīng)分級控制。 針對于不同的需變更情況，應(yīng)采取相應(yīng)的控制措施。涉及到關(guān)鍵生產(chǎn)工藝參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等可能對產(chǎn)品安全性、有效性和質(zhì)量可控性產(chǎn)生影響的文件變更，應(yīng)啟動文件變更程序。員工應(yīng)填寫變更申請（包括變更原因、變更描述等信息），并流轉(zhuǎn)簽字。這里需要注意的是，另一種對產(chǎn)品安全性、有效性和質(zhì)量可控性基本不產(chǎn)生影響或影響不大的文件變更，如書寫錯誤、錯別字等，可不執(zhí)行變更管理及文件變更管理程序，但需填寫文件修改記錄，并將原有文件電子版和紙質(zhì)版（質(zhì)管部原件、各部門復(fù)印件）替換。不可僅是簡單地將質(zhì)管部留存的紙質(zhì)原件替換，而不做相應(yīng)記錄，也不將發(fā)放給相應(yīng)部門的復(fù)印件收回。
1.2 需修訂文件的會審
在我們的日常文件管理工作中，常會出現(xiàn)某份文件在批準(zhǔn)生效后不久即進(jìn)行再次修訂的現(xiàn)象。究其原因，主要在于文件在修訂時，未能充分地、大范圍地征集相關(guān)部門的需求、建議，而“智者千慮必有一失”，制定人是很難一次性全面考慮到所有問題的。因此，文件的制定者有必要在文件進(jìn)行初步修訂后，組織相關(guān)部門人員對文件內(nèi)容進(jìn)行會審，并就討論結(jié)果決定是否對文件進(jìn)行再次修訂，以確保文件的實(shí)用性與適用性，從而減少文件頻繁修訂的現(xiàn)象。
2 文件培訓(xùn)
人員培訓(xùn)是提高企業(yè)員工素質(zhì)和質(zhì)量保障的手段，通過培訓(xùn)可以促使員工掌握必要的崗位技能，清楚怎樣按質(zhì)、按量且安全地開展工作。文件的培訓(xùn)更是人員培訓(xùn)中的重頭戲。而新生效文件的培訓(xùn)常容易被忽略，或流于形式，而造成員工對文件變更內(nèi)容的不熟悉，甚至由此導(dǎo)致其工作的失誤。一般情況下，文件批準(zhǔn)日期與生效日期之間應(yīng)至少相隔10工作日，以供制定人對該文件涉及部門的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。文件QA應(yīng)會同人事行政部培訓(xùn)管理員，對文件培訓(xùn)進(jìn)行監(jiān)督，包括親自參與現(xiàn)場培訓(xùn)、驗(yàn)收培訓(xùn)簽到表和聽課記錄等，驗(yàn)收合格后應(yīng)在相關(guān)記錄上進(jìn)行確認(rèn)，以保證文件培訓(xùn)工作的做真做實(shí)，從而利于文件變更信息的順利傳遞。
3 文件的電子存檔
質(zhì)管部應(yīng)以多種方式存檔文件，除保存各類SMP（管理標(biāo)準(zhǔn)）、STP（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、SOP（操作標(biāo)準(zhǔn)）、SRP（記錄）文件的紙質(zhì)版外，還應(yīng)留存其電子版本。電子版本的存檔介質(zhì)可以是計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、移動硬盤或在線文檔管理工作站等。所有存檔的文件電子版本均應(yīng)標(biāo)明存檔日期、存檔人、保存期限等信息。若文件電子版本的存檔介質(zhì)為在線文檔管理工作站，則僅有經(jīng)授權(quán)的人員有進(jìn)入數(shù)據(jù)系統(tǒng)或修改數(shù)據(jù)的權(quán)限[1]。
4 思考與建議
4.1.加強(qiáng)對文件管理的重視程度
我國制藥企業(yè)的工藝及硬件水平相對先進(jìn)，但包括文件管理在內(nèi)的軟件水平與國際先進(jìn)水平相比仍有較大差距 。目前，文件管理對于我國制藥企業(yè)而言，仍然是較為薄弱的環(huán)節(jié)。不少制藥企業(yè)還習(xí)慣于用口頭協(xié)商、而非制定書面文件的形式指導(dǎo)生產(chǎn)、質(zhì)量管理活動，使得出現(xiàn)問題時無法可依、無據(jù)可查[2]。然而，作為指導(dǎo)一切生產(chǎn)管理和質(zhì)量管理活動的基礎(chǔ)，GMP文件的地位不可忽視。我們必須意識到文件在GMP管理中的重要性，建立行之有效的文件系統(tǒng)，制定適合企業(yè)的文件管理制度及與之匹配的人員獎懲、考核制度，以期提升員工對文件管理的重視程度，激勵其工作積極性。并將CQI（持續(xù)改進(jìn)）的管理理念運(yùn)用于文件管理工作中，積極發(fā)現(xiàn)、分析、解決問題，全面提升企業(yè)文件管理水平[3]。
4.2.文件管理發(fā)展的趨勢
文件管理應(yīng)不斷持續(xù)改進(jìn)，其改進(jìn)的方向一是簡化，即簡化工作流程，減少不必要的中間環(huán)節(jié)；另一方面是計(jì)算機(jī)化，實(shí)現(xiàn)文件的無紙化管理[4]。以上兩方面的意義在于：一是實(shí)現(xiàn)降本節(jié)支，為企業(yè)減少紙張浪費(fèi)；二是工作流程簡化后，可提高員工對文件管理工作的積極性，以及文件使用者的配合度，從而提升工作效率[5]。
參考文獻(xiàn)
[1]Patel K T， Chotai N P. Documentation and records： Harmonized GMP requirements[J]. Journal of young pharmacists， 2011， 3（2）： 138-150.
[2]侯文婷， 楊蒲， 孟麗. 制藥企業(yè)的文件管理[J]. 中國藥事， 2014 （3）： 248-250.
[3] 梁毅. CQI 在 GMP 文件管理中應(yīng)用的探討[J]. 醫(yī)藥工程設(shè)計(jì)， 2009， 30（5）： 27-29.
