開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的1篇辦公室檔案管理論文3篇，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。

辦公室檔案管理論文篇1

檔案工作是按照科學(xué)的原則和方法及時、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案管理、處理，最大限度為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的一項重要工作，是維護黨和國家歷史面貌的重大事業(yè)。它絕不是偶然產(chǎn)生，而是人類社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，隨著時代的發(fā)展不斷更新、充實，它既是各種知識經(jīng)驗的呈現(xiàn)方式，也是維護國家各項利益的有效手段。檔案工作正是在一代又一代奮斗者的社會實踐中產(chǎn)生的，通過大量文字材料、圖像、錄音等手段得以留存，從而更好地為各項事業(yè)服務(wù)。作為一名高等院校辦公室從業(yè)者，分析檔案資源現(xiàn)狀、問題，發(fā)掘檔案資源的潛在價值既是責(zé)任也是義務(wù)。檔案工作就其基本性質(zhì)來講，可以概括為管理性、服務(wù)性、政治性，國家公職人員在工作中不可避免地要接觸檔案工作，這就要求公職人員必須了解檔案工作的基本性質(zhì)，掌握檔案學(xué)的學(xué)科知識，接觸并處理檔案工作，總結(jié)檔案資源管理的種種規(guī)律，這樣才能適應(yīng)檔案工作的發(fā)展，從而使自己的工作有規(guī)律、有秩序地進(jìn)行。

一、辦公室檔案資源現(xiàn)狀分析

檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位案卷的排列和案卷目錄的編制。高等院校辦公室是機關(guān)單位的核心部門，掌握著關(guān)乎學(xué)校發(fā)展利益的各項檔案資源。這些重要的文字材料以紙質(zhì)文件和電子文件雙軌制文件管理方式進(jìn)行留存。機關(guān)辦公室作為電子政務(wù)建設(shè)過程中的重要組成部分，有必要維護檔案的真實、完整和安全，因此，在電子政務(wù)開展過程中一些電子文件的收集、歸檔、留存已經(jīng)成為辦公室成員所掌握的一項重要業(yè)務(wù)。在全民倡導(dǎo)無紙化辦公的時代，檔案資源整理已經(jīng)不再固化為檔案館編制人員的分內(nèi)工作，每一位辦公室人員的電腦里都留存著分內(nèi)工作的存檔文件。簡言之，電子政務(wù)的發(fā)展讓檔案資源的共享成為可能，并且不斷擴大檔案工作的內(nèi)涵和外延。不同單位的檔案管理方式有所區(qū)別，但都是以檔案館為存檔中樞。與檔案館全面保存各類別資料有所差別的是，目前高校辦公室檔案資源更偏重行政事務(wù)相關(guān)檔案，與學(xué)校全局發(fā)展事項相關(guān)，例如校內(nèi)重要會議紀(jì)要的留存、收文發(fā)文記錄、重要合同協(xié)議備份、單位證件原件的保管等方面，這些檔案的保管一方面是方便為有些單位的決策事項留存依據(jù)，維護單位長遠(yuǎn)發(fā)展利益；另一方面也能看出一個單位的信息資源體系是否完整，信息資源利用制度是否健全。而這些歸口辦公室的檔案資源，它的調(diào)取過程與檔案館有所不同的是并非所有人有調(diào)取權(quán)限，它的調(diào)取要經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，做好檔案調(diào)取記錄，由于調(diào)取頻次較多，多數(shù)用于辦理某個單位各項行政事宜，因此，辦公室檔案工作具有相對嚴(yán)格的管理模式。

二、辦公室檔案資源處理存在的問題

辦公室電子政務(wù)處理的水平?jīng)Q定著辦公室的工作水準(zhǔn)，它是治校理政的重要載體，同時也是單位管理工作的重中之重。由于專業(yè)性不強、人員素質(zhì)參差不齊，加之沒有形成完善的文件材料歸檔制度，在處理各項行政事務(wù)的過程中，日益暴露了檔案處理工作存在的問題。首先，是對檔案工作的重視程度不夠。檔案收集模式、管理手段和服務(wù)機制都需要適應(yīng)當(dāng)下國家檔案治理的要求。在中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》一文中提到要建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的安全體系，進(jìn)一步完善檔案工作體制機制，推動檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。該意見的下發(fā)再次確認(rèn)了檔案工作的重要性與做好檔案工作的必要性。就辦公室工作而言，檔案資源的處理并非工作的重心，但是在“以文輔政”的過程中不可避免地需要調(diào)取大量的信息用于進(jìn)行行政事務(wù)的處理，而作為整個單位的信息樞紐部門必須將檔案資源充分利用，輔助相關(guān)行政事務(wù)。目前機關(guān)單位辦公室存在忽視檔案資源管理的問題，部分紙質(zhì)檔案和電子檔案銜接不上，出現(xiàn)缺漏現(xiàn)象，這恰恰反映出機關(guān)單位對檔案資源的重視程度不夠，對文件的收集、整理、歸檔等流程把關(guān)不嚴(yán)、落實不細(xì)。不同單位的檔案歸口部門有所不同，有些是以檔案館為中樞管理檔案資源，即所有檔案資源全部交由檔案館，按照檔案管理辦法統(tǒng)一實行管理，極大縮減了管理的難度；相反，有些單位檔案資源分散在各個職能部門自行管理，一旦涉及調(diào)取檔案，相關(guān)人員并不知曉找誰辦理、如何辦理。檔案歸口相對分散，又沒有一個統(tǒng)一且完整的檔案管理辦法，這樣就使管理過程相對雜亂，標(biāo)準(zhǔn)不一，這種分散的管理模式會直接導(dǎo)致檔案資源的歸檔保存不規(guī)范、檔案工作者工作積極性下降，檔案管理不成體系，長此以往，不僅檔案的管理難度會加大，損害部分人的切身利益，對有些單位的發(fā)展也會產(chǎn)生不可估量的損失。這種情況的發(fā)生顯然沒有嚴(yán)格落實《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》文件精神，歸根結(jié)底，還是對檔案資源重視程度不夠，沒有明確檔案資源對國家治理的重要意義。其次，檔案干部隊伍素質(zhì)水平參差不齊。有些單位從事檔案工作的專業(yè)人員數(shù)量有限，加之開展檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務(wù)交流與人員培訓(xùn)機會有限，使得檔案工作的新格局無法打開。由于對檔案工作的重視程度不足，培訓(xùn)內(nèi)容缺乏創(chuàng)新性、時代性，參訓(xùn)人員積極性不高、興趣不濃，導(dǎo)致檔案干部隊伍水平參差不齊，隊伍整體思想觀念比較陳舊、保守，缺乏創(chuàng)新意識。多數(shù)檔案專業(yè)人員還在用過去的管理模式和經(jīng)驗解決現(xiàn)在檔案資源的處理問題，管理方法陳舊，管理機制有待完善。目前有些機關(guān)單位對于檔案機構(gòu)和人員做不到有效整合，檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)的整體規(guī)劃，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件的產(chǎn)生、留存和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)做得不夠。提高信息化建設(shè)水平，不僅可以發(fā)揮電子政務(wù)的潛在價值，提高檔案處理工作的效率，也能更好地整合利用現(xiàn)有的一切資源為單位發(fā)展做出貢獻(xiàn)。同時也要提高對檔案部門的監(jiān)督工作意識，對涉及保密性質(zhì)的重要文件，是否可以考慮由保密工作委員會介入進(jìn)行監(jiān)督，另外要特別注意提高檔案專業(yè)人員自身的保密意識。最后，沒有建立便利群眾的檔案利用體系。隨著政府向服務(wù)型政府轉(zhuǎn)變，企事業(yè)單位、機關(guān)由此也向服務(wù)型單位轉(zhuǎn)型。促進(jìn)職能的轉(zhuǎn)變，增強服務(wù)能力是各單位的共同目標(biāo)。檔案管理歸根結(jié)底也是便民利民、服務(wù)民生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把涉及民生的各類檔案、信息及時整理，優(yōu)先提供利用，更好服務(wù)群眾和單位的合法利益是檔案從業(yè)者的責(zé)任與義務(wù)。當(dāng)下辦公室檔案工作存在的主要問題集中在服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式的不細(xì)致。部門之間信息化共享水平較為低下，協(xié)同辦公能力有待提高，有時出現(xiàn)一份檔案需要到多個部門進(jìn)行辦理的情況，極大降低了辦事效率。檔案工作處理中出現(xiàn)“只向上級負(fù)責(zé)”而非“關(guān)注效果，向用戶負(fù)責(zé)”的不良作風(fēng)。辦公室的檔案多為涉及學(xué)校利益的重要文件，調(diào)取過程需要領(lǐng)導(dǎo)審批，有些年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)文件甚至需要調(diào)取人陪同工作人員一起翻閱，沒有做到檔案為民服務(wù)的宗旨，歸根結(jié)底還是檔案管理過程中沒有深化服務(wù)意識，沒有深刻理解檔案工作的本質(zhì)。在檔案資源的處理、利用過程中容易忽視公眾的信息需求與滿意度調(diào)查，導(dǎo)致檔案辦理人員與用戶之間產(chǎn)生相互不理解的情況，檔案資源的有效利用率因而降低，沒有構(gòu)建便民利民的檔案利用體系，檔案資源的有效價值便無法發(fā)揮。

三、創(chuàng)新辦公室檔案工作的有效途徑

檔案治理的目的是達(dá)到檔案的善治，它所強調(diào)的是利益的多元化，即平衡各主體之間的利益訴求和利益取向。過去，檔案管理的模式強調(diào)收藏，而忽略了對利益主體的開放，這便極大程度地制約了檔案資源價值的有效發(fā)揮。如今當(dāng)我們意識到這一問題的嚴(yán)重性，便不得不思考如何有效發(fā)揮檔案資源的最大價值。一是對機關(guān)檔案室而言，還是應(yīng)該繼續(xù)擔(dān)負(fù)接收和整理電子政務(wù)的重要職責(zé)，研究制定檔案管理條例，建立檔案資源的長期保存與開發(fā)利用制度，這也是加快電子政務(wù)立法進(jìn)程的有效手段。辦公室從業(yè)者應(yīng)該重視檔案資源的保存與利用，這不僅是對“以文輔政”的要求，更是核心部門促進(jìn)集成整合，將信息資源價值最大化的有效方式。二是應(yīng)更多地關(guān)注公眾需求，深化信息公開，滿足公眾對檔案資源的利用，加強信息資源的集合與共享。現(xiàn)如今公眾對檔案資源的利用需求日益增長，整個社會對檔案資源的重視程度也有了明顯的提高，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品越來越成為各機構(gòu)部門的新目標(biāo)，無論是從管理體制、方法技術(shù)層面建立科學(xué)的檔案資源管理戰(zhàn)略，還是堅守“社會記憶保護者”職責(zé)，巧妙把握紙質(zhì)文件與電子文件二者的優(yōu)勢互補，都將有利于在文件、檔案資源管理的重大變革中牢牢把握主動權(quán)，更好地適應(yīng)檔案工作新常態(tài)。

四、辦公室檔案善治經(jīng)驗談

辦公室檔案治理講究的更是善治，把握檔案治理的規(guī)律，跟隨信息化建設(shè)的步伐，不斷更新檔案治理策略，為每個單位的長遠(yuǎn)發(fā)展貢獻(xiàn)智慧力量。首先，檔案從業(yè)者需要具備認(rèn)真細(xì)致的品質(zhì)，小到個人的檔案，大到單位的合同、協(xié)議，稍有不慎就會對利益方產(chǎn)生不可估量的影響，因此，檔案從業(yè)者經(jīng)手的每一份檔案都要嚴(yán)格按照流程歸檔保存，以防萬一，建議備份處理。其次，辦公室部門的特殊性決定了它所經(jīng)手的檔案都是與各單位利益息息相關(guān)的，在檔案善治的過程中需要嚴(yán)格遵守保密性，凡是涉及單位發(fā)展事宜的檔案不可隨意由他人翻閱，所有的查閱和調(diào)取都要按規(guī)定流程進(jìn)行，工作人員不可泄露相關(guān)檔案的任何事項。最后要想做到檔案善治，還是應(yīng)該將關(guān)注點投注到技術(shù)層面。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，電子政務(wù)的內(nèi)容很具體，分類相對復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案分類處理已經(jīng)無法滿足信息時代電子政務(wù)的蓬勃發(fā)展，在處理瑣碎的檔案文件時，對新興軟件、智慧檔案室的需求逐漸增強，這就要求工作人員要有創(chuàng)新意識，在辦公過程中既要解決實際問題也要具有質(zhì)疑精神，探索更為便利的電子文件歸檔、查閱軟件和更加科學(xué)智慧的檔案室操作系統(tǒng)，總結(jié)檔案善治的基本規(guī)律，思考檔案善治的發(fā)展思路，將檔案治理推向一個更系統(tǒng)、更完備的高度。

作者:張譯文 單位:長春金融高等專科學(xué)校辦公室

辦公室檔案管理論文篇2

一、引言

檔案管理工作是一個相對傳統(tǒng)的行業(yè)，在社會發(fā)展過程中有著十分重要的作用，且其價值體現(xiàn)在社會各個行業(yè)。國家設(shè)立有專門的檔案館和檔案管理中心，其主要作用就是將經(jīng)濟、政治、科技、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、國防、文化等各方面的發(fā)展歷程和成果全面有效地記錄下來，從而更好地幫助指導(dǎo)經(jīng)濟社會的發(fā)展方向，促進(jìn)政治經(jīng)濟、文化精神等方面的發(fā)展和進(jìn)步。

二、信息化檔案管理工作分析

（一）工作內(nèi)容檔案管理信息主要是通過相應(yīng)的技術(shù)手段來建立和完善相應(yīng)的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)，通過數(shù)字化手段將檔案進(jìn)行一一收集匯總、保管分析、查找檢索、傳播使用等工作，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)保管作業(yè)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息化管理。

（二）工作特點信息化檔案管理顧名思義就是將相應(yīng)的信息技術(shù)運用在該檔案管理之中，從而實現(xiàn)信息無紙化的保存和管理工作，從紙質(zhì)管理模式到數(shù)字管理模式的改變。通常情況下，該管理工作的特點主要有以下幾點：首先，信息化檔案管理工作必須要將相關(guān)的法律法規(guī)作為主要依據(jù)。這是該工作最明顯的特點，在進(jìn)行管理工作過程中，還需要根據(jù)國家有關(guān)部門以及企業(yè)制定的法規(guī)展開進(jìn)行[1]。其次，檔案管理工作從原來的紙質(zhì)實物的管理工作變成現(xiàn)在的技術(shù)管理工作，這也是其較大的創(chuàng)新特點。電子版的文案能夠?qū)⒓堎|(zhì)的資料全部替換，從而更好地運用到各個部門之中。最后，信息檔案管理要依附于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，這也為工作創(chuàng)新打下堅實基礎(chǔ)。

三、檔案管理創(chuàng)新的重要意義

檔案管理工作的創(chuàng)新能夠更好地實現(xiàn)無紙化辦公，從而有效減少管理成本，提升工作效率。創(chuàng)新和改革辦公室檔案管理，能夠有效地促使檔案管理部門與單位其他部門建立起有效的溝通機制，從資料文件的制作，到上級文件的審閱簽發(fā)，最后再到資料的歸檔建檔等，都能運用計算機技術(shù)進(jìn)行線上處理，從而大大提升了整個工作效率。創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作能夠讓檔案的收集、匯總、檢索等各環(huán)節(jié)工作更加便利，從而更好地保障檔案資料得以長久保存。通過創(chuàng)新原來的檔案管理工作，引進(jìn)計算機技術(shù)，對整個資料做好相應(yīng)的規(guī)劃和保存，實現(xiàn)所有的檔案資料自動查找，資料儲存也能走向集成化，從而提升了資料的儲存數(shù)量和質(zhì)量。創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作能夠?qū)Y料文件進(jìn)行安全管理。通過運用相應(yīng)的翻墻技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)，從而對所有的信息文件加密保管，利用核心技術(shù)來保障檔案的安全性，從而避免計算機黑客以及病毒入侵檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致重要資料泄露[2]。

四、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀分析

在實際的工作狀態(tài)中，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并非全面廣泛地應(yīng)用在辦公室檔案管理工作，還是會存在不融合的問題。同時，現(xiàn)階段還是有部分人對辦公室檔案管理工作的認(rèn)識不足，只是單純地認(rèn)為該工作就是保管資料，部分管理人員檔案管理技能不夠高，也沒有樹立正確的信息管理意識。隨著社會環(huán)境的變化，科學(xué)技術(shù)的日新月異，辦公室作為所屬單位的重要部門，若是無法緊跟時代腳步，做不到與時俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，就會對單位的發(fā)展產(chǎn)生較大的阻礙和羈絆。

五、檔案管理工作信息化建設(shè)所需具備的基礎(chǔ)條件

（一）樹立現(xiàn)代化信息建設(shè)的意識檔案管理信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)管理工作的一種創(chuàng)新和改革，其不僅僅是對于傳統(tǒng)的理念改變，還需要大量的資金予以支持，檔案管理工作是企業(yè)管理工作中較為重要的管理內(nèi)容，因此需要全體員工都具備信息建設(shè)意識，只有意識上得到提升，才會更加重視，從而更加深入地了解和學(xué)習(xí)信息建設(shè)知識和技能，保障檔案創(chuàng)新改革工作的順利完成。

（二）專業(yè)能力較強的管理團隊在現(xiàn)代檔案管理工作過程中，對于人員技能的要求相對較高，其中必須保障管理人員具備相應(yīng)的基礎(chǔ)理論知識和一定的實踐操作能力，能夠運用電子信息技術(shù)來對所有的信息進(jìn)行收集、計算機軟件的熟練運用、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基本運營等，單位也需要加強對人才的培養(yǎng)和管理，盡可能加強該類人員的綜合培訓(xùn)，從而建設(shè)出專業(yè)能力較強的檔案管理團隊[3]。

（三）加大對信息化建設(shè)的硬件投入要想辦公室檔案管理工作得到進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化，還需要單位加大對該管理工作硬件方面的投入。例如，配置新型的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備、多媒體設(shè)備，從而更好地完成文件資料的整合、儲存、傳播工作。還需要有完善的系統(tǒng)軟件，并及時對其更新，保障該管理工作能隨時跟上時代發(fā)展。

（四）完善相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度建立和完善相應(yīng)的安管體系和安管辦法，健全相應(yīng)的管理組織和規(guī)章制度，制定相應(yīng)的安全防護措施，完善相應(yīng)防護機制，保障在進(jìn)行重要文件傳輸過程的安全性。

六、檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化路徑

（一）加強工作人員的創(chuàng)新培養(yǎng)首先，辦公室檔案管理人員要理解和認(rèn)識到該工作的重要性，并且了解個人的素養(yǎng)對于工作質(zhì)量的影響。在進(jìn)行檔案管理的過程中，首先要加強管理人員的創(chuàng)新，只有加強該類人員的創(chuàng)新，才能做好檔案管理的創(chuàng)新。關(guān)于該類人員的創(chuàng)新必須是從內(nèi)到外的全面創(chuàng)新。因此，在進(jìn)行對該類人員的培訓(xùn)時，不僅僅要保障其專業(yè)技能的熟練掌握，還要強化其相應(yīng)的管理能力，掌握一定的資料、文件、圖書等管理知識。在現(xiàn)代設(shè)備使用方面，檔案管理工作需要運用電子信息技術(shù)進(jìn)行作業(yè)，這也就需要管理人員能夠?qū)τ嬎銠C的基本操作了解清楚。在進(jìn)行該類人員的招聘時，計算機技術(shù)也應(yīng)當(dāng)列入相應(yīng)考核。當(dāng)人員選拔成功之后，還需要進(jìn)行計算機技術(shù)培訓(xùn)，使其更好地適應(yīng)后期信息管理工作。企業(yè)還需要加大人才的引進(jìn)力度。例如，優(yōu)秀大學(xué)生的引進(jìn)，通過將其理論知識轉(zhuǎn)化成有效的實踐，才能更好地為創(chuàng)新工作奠定好基礎(chǔ)。其次，思想理念需要創(chuàng)新。管理人員需要從自己的思想開始，自主地去學(xué)習(xí)計算機信息技術(shù)，探索適合本單位實際的檔案管理工作方法。在進(jìn)行辦公室檔案管理過程中，其管理辦法、模式也需要與時俱進(jìn)。這樣才能更好地提升管理質(zhì)效。因此，還需要對辦公室檔案管理人員的工作辦法策略進(jìn)行創(chuàng)新，通過新的理念和思想，使管理人員的能力不斷提高，更好地將新型管理模式引入檔案管理工作[4]。最后，要對工作人員的基礎(chǔ)實力進(jìn)行強化提高，對其思想和覺悟加以提升。這樣一來，才能有效地利用人才，將其最大的價值和作用發(fā)揮出來，進(jìn)而不斷提高辦公室檔案管理質(zhì)量。

（二）強化信息化建設(shè)辦公室檔案管理工作所涉及內(nèi)容十分煩瑣，信息量大，需要針對不同的信息檔案進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，便于在后期的使用中能夠及時查詢利用。隨著時間的不斷推移，所收集的信息量也是越來越大，會導(dǎo)致管理效率慢慢下降，無法滿足使用需求。隨著科技信息的不斷創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)時代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理工作也迎來了新的改變。現(xiàn)代信息技術(shù)在該工作中的有效運用，不僅大大提升了工作效率質(zhì)量，加快資料搜索速度，節(jié)省了人工成本，還能節(jié)約資料文件的存檔空間，降低了一定的管理成本[5]。信息化檔案管理辦法和傳統(tǒng)的檔案管理辦法相比，前者的管理辦法能夠更好地保障信息資料的時效長久以及安全。通過改革傳統(tǒng)的管理方法，能夠讓工作得以持久發(fā)展，且管理人員通過積極學(xué)習(xí)新型管理技術(shù)，強化了自身技能。通過安裝相應(yīng)的安保系統(tǒng)，保障了檔案安全性。但是該安全保障并非是絕對的，只有管理人員不斷強化管理平臺，才能更好地保障檔案管理工作的有效創(chuàng)新[6]。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，存在較多的缺陷和漏洞。由于平時文件數(shù)量不斷增加，種類越發(fā)繁雜，在進(jìn)行檔案儲存的過程中，沒有明確的規(guī)章制度，就很容易出現(xiàn)各種文件丟失的問題。因此，管理人員還需要借助新型的管理模式來加大管理力度，滿足發(fā)展需要。若是仍沿用傳統(tǒng)管理模式，總是出現(xiàn)文件資料管理不善的問題，工作人員不僅會由于該問題造成工作方面的負(fù)面情緒，還會造成單位運行混亂，降低管理效益。并且，單位需要花費大量的時間和金錢來彌補檔案的缺失，大大增加了管理成本，不可避免地增加了人員工作量，因此，科學(xué)有效的檔案管理辦法，對信息化檔案管理工作起著十分重要的作用[7]。通過這種方式，管理人員只需要在查找文件的過程中，直接用其編號在計算機進(jìn)行查詢即可，其查詢的時間也極大縮短。為了更好地保障文件的安全，還需要進(jìn)行備份工作，避免出現(xiàn)文件丟失的情況。在進(jìn)行檔案管理過程中，可能會由于某種原因造成檔案記錄不清晰，從而對文件的安全產(chǎn)生威脅。因此，需要對檔案管理辦法進(jìn)行相應(yīng)創(chuàng)新，并明確每一個工作人員的職責(zé)。當(dāng)管理人員接收到新來的資料時，要對其中的內(nèi)容信息了解之后，對檔案進(jìn)行編碼登記入庫。為了更好地保障資料信息的安全，還需要設(shè)置好分工責(zé)任制，合理規(guī)劃好每個人員的工作內(nèi)容，這樣才能減少出錯概率，并在出現(xiàn)問題之后及時解決處理[8]。

七、結(jié)語

社會在不斷前進(jìn)，要想更好地保障檔案管理工作與時代發(fā)展同步，還需要將相應(yīng)的信息技術(shù)運用其中，從而提升管理質(zhì)效。辦公室檔案管理工作在進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，還需要單位部門幫助該類人員全面深入了解工作內(nèi)容，樹立正確管理理念，創(chuàng)設(shè)管理模式，使其不斷地實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化發(fā)展。這樣一來，才能更好保障檔案管理工作的信息化建設(shè)，為促進(jìn)單位效益和可持續(xù)性發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

作者:趙霞 單位:濟南市青少年宮

辦公室檔案管理論文篇3

企事業(yè)單位的常規(guī)經(jīng)營與運行，與辦公室管理工作緊密相連。然而，一部分企事業(yè)單位由于對辦公室檔案管理工作認(rèn)知不夠全面與深入，對其重視程度不足，一些問題與不良現(xiàn)象在實際工作過程中充分暴露出來。這些問題非但不利于提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，而且在很大程度上束縛了企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。基于這種現(xiàn)狀，企事業(yè)單位十分有必要對辦公室檔案管理工作的重要性產(chǎn)生清晰、正確的認(rèn)知。與此同時，應(yīng)通過一系列手段來改善、優(yōu)化檔案管理工作的機制，使這項工作保持高度的科學(xué)性與有效性，從而達(dá)到促進(jìn)企事業(yè)單位向好向上蓬勃發(fā)展的目的。

一、辦公室檔案規(guī)范化管理的重要性

（一）顯著提升企事業(yè)單位的整體工作效率。通過對重要資料及檔案有針對性地進(jìn)行專業(yè)化管理，能夠大幅提升企事業(yè)單位的辦公效率，同時，也有利于促進(jìn)單位各項業(yè)務(wù)、工作的高效開展與落實。首先，由辦公室進(jìn)行收集、歸納與管理的檔案資料，往往是重要的指令性文件，意味著這些文件對于單位各個部門來說，能夠發(fā)揮指導(dǎo)作用。辦公室檔案有利于各單位工作的高效、有序開展，其重要程度可見一斑。其次，因為企事業(yè)單位的工作特殊性以及崗位的重要性，與之相關(guān)的工作往往是繁重而復(fù)雜的，傳統(tǒng)的工作方式通常需要投入相當(dāng)大的財力、物力以及人力，都難以達(dá)到較為理想的效果。而這種狀況隨著辦公室檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)，在很大程度上被改善了。使辦公室檔案管理工作流程得到優(yōu)化，能夠在財力、物力以及人力上，降低一系列消耗，使得企事業(yè)單位的整體辦公效率得到質(zhì)的提升。對于切實參與到檔案管理工作的一線員工來說，其工作內(nèi)容由繁雜瑣碎變得簡單明了，檔案管理工作的效率得到了提升，這意味著企事業(yè)單位整體的管理水平與效率同時得到了有效的提升。除此之外，與當(dāng)前高度信息化的時代相融合，高效開展檔案管理工作，不僅為后續(xù)工作中必要的查閱檔案及資料等工作提供了方便，還進(jìn)一步提高了單位的整體工作效率。

（二）有助于檔案管理人員綜合素質(zhì)與水平的提升。在不斷推進(jìn)并落實檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化改革的過程中，企事業(yè)單位務(wù)必同時增強對辦公室檔案管理人才培養(yǎng)工作的重視。通過投入適當(dāng)?shù)呢斄εc物力對辦公室檔案管理人才進(jìn)行培養(yǎng)與提升，使其參與工作的認(rèn)知程度得以增強，不僅如此，辦公室檔案管理工作人員的理論儲備與實踐能力也得到大幅度的提升，能根據(jù)實際工作情況，持續(xù)進(jìn)行學(xué)習(xí)與優(yōu)化，使企事業(yè)單位的檔案管理工作真正科學(xué)、規(guī)范地開展，并能夠落到實處。不同于以往傳統(tǒng)的人工操作管理模式，辦公室檔案管理規(guī)范化意味著最前沿的互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)被充分應(yīng)用，大量基礎(chǔ)性的人工操作被自動化的電子計算機科技與設(shè)備所替代。因此，辦公室檔案管理人員在此背景下，面臨著更高的工作要求。例如，熟練操作電子計算機并使用檔案管理相關(guān)軟件。這不僅有利于提升辦公室檔案管理人員的工作能力與業(yè)務(wù)水平，還能夠體現(xiàn)其個人價值。

（三）改善辦公室檔案的管理模式。隨著辦公室檔案管理工作與相關(guān)的計算機軟件逐步深入結(jié)合，檔案管理工作人員得以在計算機的幫助下，更加高效地完成辦公室檔案分類工作，隨后對其進(jìn)行系統(tǒng)性的儲存與管理。這種工作模式不但提高了辦公室檔案管理的工作效率，增強其便捷性，同時也使得企事業(yè)單位的管理模式更加多樣化。此外，有針對性地對辦公室檔案進(jìn)行分級化管理，不僅能夠增強企事業(yè)單位員工查閱檔案資料的效率，使不同級別的工作人員及時滿足其查閱檔案資料的訴求，同時還有利于對關(guān)鍵性檔案進(jìn)行保護，增強其保密性以及安全性，從而使企事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展得到有力的保障。

二、辦公室檔案管理工作面臨的不足與困難

（一）對檔案管理工作暫未形成正確的認(rèn)知。近年來，辦公室檔案管理工作并沒有在工作人員頭腦中形成科學(xué)、正確的認(rèn)知，對這項工作的重視程度嚴(yán)重不足，從而導(dǎo)致一系列問題出現(xiàn)。例如，辦公室檔案及材料未能被全面地收集；隨意存放、保管辦公室檔案及材料；辦公室檔案的管理工作缺乏條理性；已經(jīng)失效的陳年檔案未被及時處理，導(dǎo)致全部檔案均較為冗雜等。以上這些問題給企事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)造成不便。

（二）相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。1.如前文所述，從行業(yè)內(nèi)部來看，由于用人單位尚未對辦公室檔案管理工作形成正確認(rèn)知，相關(guān)工作人員因缺乏與檔案管理相關(guān)的理論儲備與技能培訓(xùn)，從而難以勝任本職工作。2.企事業(yè)單位作為用人單位，難以在員工招聘時針對辦公室檔案管理工作設(shè)置專門的崗位。這一現(xiàn)狀不僅使辦公室檔案管理崗位喪失了專業(yè)性，與此同時，還會在一定程度上進(jìn)一步加劇辦公室檔案管理工作的無序性與低效性。3.由以上兩點所致，因為辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性，且相關(guān)工作人員的權(quán)責(zé)范圍劃分不夠明確、清晰，從而致使人員在查找過程中，與檔案管理人員發(fā)生推諉，這不僅會對個人的工作效率造成一定的負(fù)面影響，還會降低企事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率，甚至不利于企事業(yè)單位的正常運行與管理。

（三）管理制度不健全。辦公室檔案管理工作混亂、檔案管理制度不健全是一個普遍存在的問題。1.個別領(lǐng)導(dǎo)對于辦公室檔案管理制度朝令夕改。這一現(xiàn)象通常會進(jìn)一步加深檔案管理工作人員與檔案需求方之間的矛盾，不利于真正開展并落實檔案管理工作。2.有些辦公室檔案管理制度大搞形式主義，制度本身與企事業(yè)單位的實際狀況存在嚴(yán)重不符。這一現(xiàn)象不僅會導(dǎo)致日常管理工作與相關(guān)制度產(chǎn)生脫節(jié)，更容易造成辦公室檔案管理工作效率的下滑。3.因為辦公室檔案管理工作中缺乏明確的獎懲制度以及系統(tǒng)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督機制，所以辦公室檔案管理人員通常在工作過程中態(tài)度懶散、積極性不高，這不利于保障檔案管理工作的效率。

三、辦公室檔案管理工作效率的提升策略

（一）轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度與思想觀念。在企事業(yè)單位中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線員工，均有必要提高對辦公室檔案管理工作的認(rèn)知與重視，把這項工作納入日常工作范圍，并持續(xù)優(yōu)化。與此同時，要將這份認(rèn)知與重視落到實處，在對企事業(yè)單位的工作進(jìn)行全局性規(guī)劃、決策性部署以及實際操作與施行的過程中，要把有關(guān)辦公室檔案管理的推進(jìn)改革與完善工作當(dāng)作整體性規(guī)劃的中心，將其放在重要的位置上。要將有關(guān)辦公室檔案管理工作的規(guī)劃和設(shè)想、機會，與實際工作中的實踐性情況相互融合，積極采取措施，對其進(jìn)行一系列科學(xué)合理的績效考核。根據(jù)考核的最終結(jié)果，設(shè)置有針對性的獎懲措施。這一系列工作方法，不僅能夠提高企事業(yè)單位上上下下對辦公室檔案管理工作的重視，還可以充分調(diào)動檔案管理人員對這項工作的積極性與主動性，從而使整個工作環(huán)境在一定范圍內(nèi)得到完善與優(yōu)化。在這樣的基礎(chǔ)之上，企事業(yè)單位往往能夠根據(jù)自身發(fā)展特點與其實際需求，迅速對檔案管理工作作出調(diào)整，以適應(yīng)當(dāng)前的信息化發(fā)展需求，從而使工作效率在整體上得到提升，助力企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。如前文所述，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力亟待提高，是辦公室檔案管理工作想要順利開展所必須解決的重要問題之一。此外，在當(dāng)前信息化時代的背景之下，要求從業(yè)人員不僅要有扎實的專業(yè)能力，同時要能夠熟練運用信息化設(shè)備。基于此，理論知識教學(xué)與專業(yè)技能的培訓(xùn)，有必要在辦公室檔案管理工作人員當(dāng)中定期進(jìn)行組織和開展。與此同時，企事業(yè)單位還要注重對相關(guān)工作人員職業(yè)道德的培養(yǎng)。以上這些培訓(xùn)還應(yīng)當(dāng)與切實有效的獎懲制度相結(jié)合，二者相輔相成，在增強辦公室檔案管理工作人員工作能力與綜合素養(yǎng)的同時，提升其工作主動性，從而提高辦公室檔案管理的工作效率。

（三）加強檔案管理制度建設(shè)。企事業(yè)單位的辦公室檔案涵蓋了人事、財務(wù)、文書、科研、基建、設(shè)備以及電子聲像等各種類型與形式的檔案。在管理內(nèi)容如此繁瑣復(fù)雜的情況下，企事業(yè)單位更應(yīng)該制訂嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的檔案管理制度，目的是當(dāng)檔案管理人員在開展工作時，能夠有章可依、有據(jù)可循，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行制度，從而保障這項工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及程序化開展。

（四）強化辦公室檔案管理的保密工作。根據(jù)我國現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定，辦公室檔案在被相關(guān)工作人員收集、儲存與管理期間，工作人員未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對檔案及材料的內(nèi)容進(jìn)行抄錄、拍攝或復(fù)制。除此之外，在確定檔案保密級別的同時，務(wù)必進(jìn)一步確保其安全性，要根據(jù)檔案使用對象以及使用目的，對其保密時間與保密范圍進(jìn)行明確、清晰地劃分與規(guī)范。做好以上工作，需要辦公室檔案管理工作人員具備一定的職業(yè)素養(yǎng)，這與職業(yè)道德培訓(xùn)是密不可分的。

（五）提高辦公室文書檔案管理信息化技術(shù)水平。在人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中，信息化、現(xiàn)代化程度在不斷深入利用，能夠提高辦公室檔案管理的工作質(zhì)量與綜合水平。信息技術(shù)能夠在很大程度上為檔案管理人員提供便利，例如在檔案管理與文書整合的過程中，工作人員可以利用計算機設(shè)備將檔案材料以文字、圖像或視頻的方式進(jìn)行錄入與儲存，使檔案管理的工作效率得到大幅度的提升。不僅如此，對信息技術(shù)與高新電子設(shè)備加以合理應(yīng)用，是企事業(yè)單位進(jìn)行優(yōu)化與改革的一個重要支點。工作人員還可以充分借助二維碼技術(shù)，進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作的數(shù)字化水平，使管理更加高效與規(guī)范。二維碼具備成本低廉，制作簡單，且信息存儲量巨大的特點。在檔案管理工作中只需用電子設(shè)備對二維碼進(jìn)行掃描，即可快速確定檔案位置，為工作人員查閱辦公室檔案資料節(jié)省出大量時間。此外，二維碼技術(shù)還能夠輔助管理實體辦公室檔案，對其進(jìn)行長期保存。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著中國經(jīng)濟水平的進(jìn)一步提高以及電子信息化技術(shù)的持續(xù)深入發(fā)展，企事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也需要與時俱進(jìn)。辦公室檔案管理工作人員務(wù)必積極主動地學(xué)習(xí)新理念、掌握新方法、運用新技術(shù)，進(jìn)一步提高辦公室檔案管理工作水平以及自身的工作效率。企事業(yè)單位也有責(zé)任定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行全面檢查與維護，對老舊設(shè)備進(jìn)行更新管理，注重對先進(jìn)計算機系統(tǒng)的配備與更新，以保障辦公室檔案管理工作的正常需求。總而言之，提高辦公室檔案管理的工作效率對企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。

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作者:張娟 單位:遼寧省盤錦市盤山縣交通事務(wù)服務(wù)中心